Habilidades comunicativas y la capacidad de liderazgo en la Administración

Dentro de una organización, las vivencias diarias hacen que se acumule experiencia de parte de jefes y trabajadores. Algunas labores son rutinarias y repetitivas, que aburren y distraen al trabajador. Es entonces cuando la comunicación dentro de una organización es medida para ver si las cosas se están haciendo bien. De igual manera si un jefe se sabe acoplar al estilo de trabajo de sus colaboradores.

La comunicación para la organización es fundamental porque gracias a ella, es posible dar y comunicar información, partiendo desde un emisor que envía información hacia un receptor que recibe dicha información. Por medio de la información un administrador puede:

-Dar a conocer decisiones tomadas.

-Dar a conocer información general de la organización como objetivos, misión y visión.

-Aclarar y explicar las estrategias que se tomen en determinadas situaciones.

-Motivar el personal.

-Recibir información requerida para la toma de decisiones.

Un buen administrador, tiene como pilar del éxito, una excelente comunicación en su organización, con el fin de que la información fluya y sea aceptada.

La comunicación debe fluir a través de algún medio o canal de comunicación. Además en el proceso comunicativo existe un factor denominado el ruido, el cual de principio a fin puede distorsionar el mensaje transmitido.

Existen los medios utilizables de comunicación: mímicos, orales, escritos, audiovisuales y electrónicos. Cada cual por separado tiene sus ventajas y desventajas al momento de compararlas. En las organizaciones los medios más usuales es el oral y el escrito por su carácter informal y rápido el primero y de carácter formal y ejecutivo el segundo.

Además de emplear una comunicación eficaz dentro de una organización, existe algo que se le llama el liderazgo. Pero ¿Qué es el liderazgo? A ciencia cierta aun no existe una definición exacta de este término, pero si existen muchas teorías sustentadas desde diferentes puntos de vista a nivel organizacional.

El liderazgo no es una habilidad ni mucho menos algo con lo que se nace. Esta aparece en un momento determinado sobre un líder, el cual se enfrenta a una situación con un grupo de personas las cuales pueden seguirlo por convicción, es decir voluntariamente, o por imposición, de manera autocrática, por medio de la autoridad.

Cada líder o jefe, se enfrenta de manera constante a nuevos retos en su trabajo y actividades diarias. Estos a su vez, aparte de tener la responsabilidad sobre la situación, se ven usualmente encarados por el grupo de personas colaboradoras trabajadoras. No existen parámetros exactos que indiquen como se debe comportar y actuar un líder y tampoco el como deben responder los seguidores. Todo esto depende de la situación.

Algunas veces un jefe no es capaz de imponerse como líder democrático por la falta de comunicación y la incertidumbre. Eso se debe a que existe miedo en los jefes por la manera en que los seguidores realicen sus actividades. Si estas se llevaran a un buen término y satisfacen las necesidades del líder y de la organización. La poca o nula comunicación que puede haber entre un líder y sus seguidores genera el estilo de sus relaciones.

Líderes que temen perder su puesto y desean conservarlo a toda costa, muy reducidas veces se toman la tarea de consultar decisiones con sus seguidores o grupo de trabajo. Por lo cual la responsabilidad es unitaria que recae sobre el jefe. Además de esto también existen los seguidores cuya intención de participación es negativa. Porque simplemente no desean esa responsabilidad para la cual no están capacitados y no les concierne directamente, porque para eso hay un jefe que debe tomar las decisiones.

Pero sin embargo, esto no es de todos los casos. Siempre van a existir los jefes que consultan con sus grupos de trabajo para tomar decisiones certeras en la cual se busca la mayor cantidad de información útil para evitar el error. En este caso, algunas veces las responsabilidades se comparten dependiendo del los niveles de gerencia y de los seguidores.

Entonces, si se obtienen resultados satisfactorios se comunican para motivar a los seguidores y cuando se consiguen resultados negativos, es decir errores, de igual manera se debe tener buena comunicación para evitar que se repitan en el futuro.

Como resultado de lo planteado entonces, se consigue que un buen administrador para que tenga éxito total y satisfactorio con sus seguidores deberá ser un líder eficaz que mantenga buena comunicación con su grupo de trabajo, tanto para trasmitir mensajes negativos, como regaños, memorandos y criticas como para hacerlo con los positivos que son aquellos momentos en que se alcanza el objetivo propuesto por el grupo frente a la situación.

Siendo entonces la situación la que determina y propone a un líder que enfrenta desafíos constantes en su cargo. Personas incapaces, negligentes, delicadas, choques culturales, y demás aspectos que hacen de un líder a un líder.

Porque podemos hacer que nos sigan por autoridad y aquellos que tengan que hacerlo, sin duda lo harán, y los resultados pueden ser los esperados. Pero se consigue más beneficio y satisfacción cuando el líder no se impone sino que se propone y es seguido voluntariamente.

La Organización y el Medio ambiente externo

Para poder incursionar en estas dos temáticas, cuya relación se ve íntimamente ligada. Es necesario hacer hincapié en cuyas definiciones, las cualas serán basadas en el capitulo 2 y capitulo 4 de las lecturas establecidas en clase.

Inicialmente tenemos el hecho de que la organización, o mejor expresado, las organizaciones hacen parte de nuestra vida diaria cotidiana y no cotidiana, están presentes en todo. Como lo manifiesta el autor, su influencia en nuestras vidas en innegable, y se comprueba fácilmente en que si trabajamos diariamente, lo hacemos en una organización, si estudiamos, la institución educativa de la que hagamos parte, también es una organización. Y así si se sigue evaluando nuestro entorno diario, todo esta hecho con una base organizacional.

Dentro de las organizaciones existen características y elementos que hacen de ella lo que son. Dice el autor, que son entidades relativamente permanentes, poseen una estructura, están orientadas al logro de objetivos planteados y usan la especialización. De igual forma, existen elementos que hacen de la organización funcional, como lo son: las personas que toman las decisiones y las ejecutan, los recursos a manejar, el conocimiento tecnológico y administrativo, el medio ambiente interno y externo y las fuerzas externas.

Ahora bien, después de tener una idea conceptual inicial de lo que una organización es y como esta básicamente constituida, se da pie a que algo llamado como el Medio ambiente externo (M.A.E.) haga de las suyas en la funcionalidad de una organización. ¿Pero a que se refiere esto más específicamente? Al exterior de una organización existen fuerzas ubicadas en un medio ambiente externo a la organización. Las cuales generan bastante o poca influencia. La organización deberá siempre poder conseguir transformar sus recursos, en conjunto con la tecnología y su personal para conseguir out comes como bienes y servicios. Es importante aclarar que todo entra a la organización proveniente del M.A.E., y al final vuelve al a este.

¿Cuál es la relevancia del M.A.E.?, este toma sumo valor e importancia y se hace apreciable en su estudio dado que es muy amplio y complejo. En esta breve explicación solo se tendrá en cuenta el ámbito general el cual esta lleno de factores incisivos en la organización. Aquí algunos de ellos:

• Factor económico: Esencial para comprender las tendencias económicas de la sociedad, ayuda a guiar a las organizaciones a mejorar la toma de sus decisiones.
• Factor tecnológico: Ayuda a la organización a mantenerse en pie frente al desarrollo de la competencia. Las organizaciones deberán ser cuidadosas de no ser obsoletas en términos tecnológicos.
• Factor jurídico: Consiste en las leyes, regulaciones y requisitos promovidos por el gobierno y que deben ser cumplidos por las organizaciones. Estas deben adaptarse a los cambios jurídicos para no desaparecer ni tener problemas de ilegalidad.

Estos tres factores son solo algunos de los que el M.A.E., trae consigo en la influencia sobre las organizaciones. Todas estas pueden ser tenidas en cuenta por los jefes y así velar por la estabilidad de la organización, la cual es solo el resultado de una buena adaptabilidad a su entorno. O si bien también se puede ignorar las señales generadas por el M.A.E., y seguir adelante con las políticas organizacionales sin hacer cambios considerables y tenidos en cuenta por el entorno, pero se teme que dichas organizaciones están destinadas a la no subsistencia y desaparecer.

Muchas organizaciones, demuestran con su permanencia en el mercado y su veteranidad, que han sabido recibir los mensajes que su medio ambiente externo les ha manifestado, y así se han podido consolidar a través de los años como sólidas organizaciones. Esto da una idea de mente cambiante y que busca la adaptabilidad al entorno, no en cambio pensar querer imponerse al entorno y buscar un cambio en el. Esto deja entender como existen de igual manera y proporción organizaciones que les cuesta mucho trabajo adaptarse, lo que les genera casi directamente se podría decir una tremenda falta de estabilidad laborar.

Ahora, cuando una organización es capaz de solventar las dificultades y evolucionar en el mercado y en el mundo laboral, es admisible pensar en un mando dinámico que seria capaz de buscar y hacer todo tipo de estrategias para seguir al ruedo. Entonces cuando una organización no puede hacerlo, y simplemente quiebra, desaparece y se va al olvido, es admisible pensar entonces que este mando, no fue dinámico y agresivo cuando así lo exigió su entorno.

Además de esto hay que tener en cuenta que en el mundo organizacional actual, no todas las organizaciones cuentan con la misma capacidad intelectual en sus mandos o dirigentes. Aun en nuestra sociedad se maneja mucho el empirismo, que sin despreciarlo ni mucho menos, tiende a demostrarse como aquellos jefes administradores que tienen un esquema establecido en su mente el cual no se permiten cambiar. Esto a final de cuentas generará inconvenientes en la organización para la cual se desempeñen, ya sea, pequeña, mediana o grande.

En conclusión, es necesario conocer muy a fondo, que es lo que hacemos dentro de una organización, cuando estamos al mando de ella. Saber que consecuencias pueden tener nuestras decisiones y si al final nos beneficiaran o nos perjudicaran. Al igual que desarrollar habilidades para entender ágil y eficazmente al medio ambiente externo que rodea la organización y que la afecta en grandes proporciones usualmente.

Un mensaje claro para todos aquellos que soñamos y aspiramos a administrar y ser los mejores. Tener muy claro lo que vamos a hacer, y aunque algunas veces no sepamos como hacerlo, entonces ser personas atrevidas, capaces, innovadoras, dinámicas, etc. Para así conseguir los resultados esperados y mucho más. Porque ¿Para que sirve un administrador que no se compromete en su tarea?

Adolfo Villadiego Arenas

Características de un buen Administrador

Se dice que el administrador pone en practica sus conocimientos adquiridos al servicio de las organizaciones. El administrador es el encargado de acomodar y darle orden a las entradas y salidas de una empresa, con esto se refiere a dinero, personas, materiales, equipos, maquinaria, etc. Este es el encargado de agrupar todo de tal manera que algo el desorden, después de que el administrador lo revise y lo acomode, haga armonía empresarial.

Existen dos características básicas de los administradores según Tosi y Carroll, las cuales plantean lo siguiente:

1. Los administradores deben tomas sus decisiones basándose en la manera de cómo las personas a su cargo dan uso a los recursos. En esta característica, se ve como un buen administrador parte de la aptitud de un buen obrero o trabajador y así le asigna recursos para laborar. Es el caso de cuando se reemplazan equipos tecnológicos en una empresa. Un buen administrador deberá conocer a sus trabajadores para así tener la plena capacidad de decidir a quien se le asignara el nuevo recurso.
2. Los administradores deben responder ante un superior por las actividades de sus trabajadores. En este caso, un administrador deberá estar en la capacidad de responder ante un jefe superior a el por todas las actividades desarrolladas por las personas a su cargo. Para esto, se rinden cuentas de la eficiencia y la eficacia con la que se realiza las labores.

Estas dos características primordiales se pueden mezclar con los roles del administrador planteados por Mintzberg. El dice que organizando los comportamientos se definen tres grupos de roles, los cuales son El rol interpersonal, el rol e información y el rol de decisión. Estos demuestran diferentes aptitudes que un administrador tiene al momento de desarrollar sus labores. Ser la imagen de una empresa y tener imagen de líder. Tener contacto con las personas a su cargo, como el caso de conocer fechas importantes en sus trabajadores, lo cual ayude a estrechar relaciones laborales y genere incentivos y así mayor rendimiento.

También el administrador debe ser capaz de ser buen observador de su entorno y así poder comunicar lo que percibe. Y finalmente el rol de la decisión del administrador que le otorga la responsabilidad de actuar rápidamente ante situaciones o circunstancias de presión laboral y económica. Decisiones que deben ser tomadas rápidamente, porque de lo contrario se perjudica la empresa y a todos los empleados, como es el caso del despido de personal o realizar cambios sobre la producción que se realice.

Teniendo en cuenta estas cualidades propuestas para un buen administrador capacitado. Ciertas aptitudes considero no pueden ser desarrolladas a nivel universitario, en el momento mas crucial, que es la toma de decisiones, usualmente nos plantean problemas en los cuales las variables y factores a incidir son esperados, pero en el momento en que un administrador enfrente la realidad de un cargo en una empresa, y tenga que lidiar cada día con compañeros de trabajo, con personas a su cargo, con jefes mandándole, es solo entonces cuando se siente la verdadera presión de la toma de decisiones.

El saber que se debe despedir a una persona para que la empresa pueda tomar un respiro económico, algunas veces involucra sentimientos por dejar a alguien desempleado y más si esa persona sostiene a alguien mas en su núcleo familiar, genera ciertas presiones al momento de decidir.

Lo que enseña la experiencia por más que se enseñe teóricamente en una institución educativa, jamás podrá reemplazarse, es por esto que muchas de las características planteadas anteriormente son muy lógicas y tienen praxis en la vida de un administrador, pero es necesario tener la claridad de que no todo este conocimiento se desarrolla como se espera al momento de estudiar esta ciencia.

Además hace falta ver que clase se persona es la que administra. Esto influye mucho en el sentido personal. Existen muchos tipos de personalidades y será más difícil administrar y usar los conocimientos adquiridos para una persona retraída que teme hablar en público y enfrentar personas.

En conclusión, la vida administrativa posee muchas y diversas cualidades que deben ser desarrolladas muy bien para que se tenga éxito. Las habilidades que se enseñan en las escuelas o instituciones educativas, deben ser llevadas a un termino mas profundo, donde se ubique al estudiante, futuro administrador frente a situaciones de verdad realistas con respecto a lo que se vive en el mundo laboral, económico y empresarial en general.

Se sabe que al momento de graduarse, muchas empresas evitan contratar jóvenes administradores por su falta de experiencia que los acompaña y los estigmatiza. Esto es una realidad que es el pan de cada día en nuestro país. Esto, es clara evidencia de cómo la experiencia la mayor de las ocasiones es preferida.

Se deben implementar nuevas metodologías educativas para generar experiencia empresarial en el estudiante de administración y enseñarle desde antes de graduarse el rol y la fuerte actividad que enfrentará en el mundo real empresarial.

Adolfo Villadiego Arenas

Universidad del Magdalena

Cod. 2010222138

De la ingeniería a la administración

Basado en la lectura Desarrollo histórico de la administración en Colombia, del autor Francisco López Gallego, el uso y la práctica de la administración en nuestro país tiene sus raíces en ciencias anteriores más exactas. Se destacan ciencias como la medicina, el derecho y las ingenierías entre otras más técnicas, como las únicas actividades que mantenían lazos más estrechos con el profesionalismo. La administración surgió en este entonces a partir de un proceso de subdivisión de unidades cuyas características pueden poseer fácilmente similitudes estructurales y metodológicas. Ejemplo de esto es la Ingeniería Civil fundada en 1848, en la cual, a partir de ella se diferenciaron mas programas y aparecieron la ingeniería Industrial, ingeniería química, ingeniería mecánica, ingeniería metalúrgica, ingeniería eléctrica y la ingeniería forestal.

Estos procesos de división de unidades grandes a otras más pequeñas, colaboro a la creación de programas y facultades universitarias a lo largo del país. La administración nace a partir de la ingeniería como forma de manejar y controlar entornos y ambientes prácticos industriales.

En el texto, se muestra como ejemplo además, como los jefes de las empresas, anteriormente contrataban generales militares, este fenómeno se dio porque ellos poseían la experiencia práctica del mando y control humano. Pero que igualmente al transcurrir de los años, estos personajes fueron siendo reemplazados por verdaderos administradores.

Para que la administración se constituyera como profesión, se necesito que cumpliera algunos requisitos indispensables como lo son; su ejercicio completo, que existan instituciones universitarias para su aprendizaje, asociaciones de la actividad profesional y una respectiva titulación del estado.

Cumpliéndose todas estas normatividades, se adjudico la administración a las universidades como una carrera de estudios profesionales, expandiéndose a lo largo del país y otorgando el mayor numero de graduados administradores en toda la nación.

Ahora, basado en la información planteada por el autor, inicialmente, considero que la administración, es una profesión en la cual se maneja la ciencia, pues es herencia adquirida de la ingeniería, a su misma vez considerada como una técnica, porque trabaja en el manejo apropiado de actividades en los cuales se necesita practica, y finalmente como un arte, esta ultima cualidad se la atribuyo a la administración porque antes de ser estudiada, un buen administrador deberá estar en capacidades de enfrentarse siempre ante situaciones nuevas y desconocidas en las cuales su creatividad, imaginación e ingenio serán un factor decisivo en su vida laboral.

Personas capaces de manejar a otras personas, cualidades y habilidades que no se aprenden fácilmente y que son muy beneficiosas cuando hacen parte interna de nuestra personalidad. Esto es lo que se busca de un administrador. La enseñanza de las pautas necesarias para saber hacerlo y aplicarlo. Es por esto que se ve entonces la división de la unidad, dejando a un lado al ingeniero que todo lo maneja practico e industrialmente y abriendo caminos para el administrador capaz de realizar las mismas gestiones de nivel empresarial con un aspecto mas humanístico en su ciencia.

Si bien, la administración se fortaleció a paso firme con el transcurrir de los años, así también, el número de personas que estudian administración y se gradúan de ella es alto. Dejando un alto numero de profesionales con los mismos estándares de estudio y de capacidades laborales al ruedo en el mundo competitivo por un cargo.

Todavía así como esta, la administración es una unidad que merece descomponerse en más subunidades para crear una mayor especialización del área, y así con esto tener más profesionalismo y mayor oferta de empleo.

En conclusión, se puede decir que la administración, tal y como se conoce hoy en día, es el resultado de varios procesos de descomposición de otras ciencias exactas, en este caso la ingeniería. Se le añaden las necesidades laborales que emergían mientras el siglo XX se desarrollaba económicamente. La necesidad de personas capacitadas en el manejo oportuno de empresas, que tuvieran estándares de calidad certificados en su estudio universitario. Personas con la audacia para darse cuenta de los posibles errores que comúnmente se han cometido y que aun se cometen en empresas grandes y pequeñas.

Con la capacidad de redimir los errores ya cometidos en un entorno laboral no confiable y que demuestren altas aptitudes ejecutivas y eviten rupturas económicas dentro de una empresa, básicamente que eviten la quiebra.

Cualidades, habilidades y aptitudes que se desarrollan a través del estudio profesional y que gracias a la herencia de la ingeniería, amplifican el rango de acción de un buen administrador.

Adolfo Villadiego Arenas

Universidad del Magdalena, Santa Marta

Colombia

Cod: 2010222138